士業向け複合機活用事例 士業向け複合機活用事例

士業向け複合機活用事例

外部に漏洩できない機密データを取り扱うことが多く、役所に提出する書類等出力も大変多いなど、
コピー機やセキュリティの活用が業務に大きく影響を与える士業。そんな士業の皆様の課題やご不満をお聞きして解決した事例についてご紹介いたします。

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FAXの紛失を防ぐ

FAXの
紛失を防ぐ

FAXで届いた個人情報や請求書の出しっぱなしは紛失・情報漏えいに繋がりますが、外出も多く限られた時間にしかコピー機を確認できません。

様々なFAX管理方法

方法1

受信したFAXはすべて印刷

FAXを印刷しているコピー機
青色の下向き矢印

・外出時に確認できない、
重要書類を部外者にみられる恐れがある
・紛失する可能性が高い

方法2

複合機にデータを一時的に
溜めておき、後でまとめて印刷する

散らばる印刷物
青色の下向き矢印

・保存場所が限られているため
決まった人しかみることができない

ベストアンサー

サーバーに転送し保管

アクセス権限を付与すれば外出先でもFAXを確認することが可能。送信元のFAX番号による振り分けも可能だからチェックもスムーズ。
また、パスワードを設定して見れる人を限定することもできます。
必要なデータだけ印刷すればよいので、コスト削減にもなり、バックアップも容易で業務効率UP。

データの破損、流出リスクの回避

データの破損、
流出リスクの回避

重要なデータを保管していた代表PCがウィルスに感染してしまった。バックアップを取っていなかったため、一からデータを作り直すことに。
また、インターネットにつなげていたため、外部に流出した可能性も。

情報漏洩対策、自動バックアップ方法

方法1

ネットワークにつながっていない
独立したPCを用意

キーボード
青色の下向き矢印

・悪意のあるネットワーク攻撃から
物理的に遮断される
・PCの導入コストが発生、
設置場所を確保する必要がある

方法2

定期的にデータを他PCに移す

書類を見て話し合う男性二人
青色の下向き矢印

・データを分散することで攻撃のリスクを回避
・大容量のデータの場合、
それぞれのPCに負荷がかかる

ベストアンサー

PC負荷をかけないファイルサーバーを導入、外部からの脅威にはUTMで対策

ネットワークセキュリティー機能を1台に集約したUTMを導入することで
悪意あるネットワークの攻撃を根本からブロックできます。
またサーバー導入で万が一のデータ消去に備えてセキュアな環境に自動でバックアップを取ることができます。

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書類出力コストを抑えたい

書類出力コストを
抑えたい

各申告書の印刷や、後々の調査のために保管しておかなければならない書類など、常に様々な書類を印刷する必要があるため、印刷コストを
抑える方法を探しています。

コストを抑えられる印刷方法

ベストアンサー

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更に今後の使用機会が少ない書類はデータ化しまとめて置くことで保管場所の有効活用にもつながります。

話している男性二人

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