購入とリースで変わる!コピー機・複合機の勘定科目

取引形態や物品の使用方法によって、適切な勘定科目は変わります。また、同じ物品を購入した場合とリース契約した場合、またはレンタル契約した場合でも、勘定科目は異なります。そこで、今回はコピー機を導入したときの勘定科目を、購入とリースそれぞれのケース別に詳しくご紹介します。

勘定科目と仕訳について

勘定科目は有形・無形の物品を簿記会計上のカテゴリーで示すものです。例えば、「お金」でも、現金・普通預金・定期預金など、多くの勘定科目があります。

仕訳は、勘定科目を2つ以上組み合わせて意味を持たせることです。例えば、「現金で100万円」の場合、「勘定科目:現金」だけでは収入なのか支出なのか不明です。そこで、資産が増えた場合は借方科目に、資産が減少した場合は貸方科目とします。建物の購入であれば、「借方の勘定科目:建物100万円、貸方の勘定費目:現金100万円」とすることによって、建物という資産が100万円増加し、現金という資産が100万円減少したことが明確になります。

コピー機を購入した場合の勘定科目

コピー機の勘定科目は購入とリースで異なりますが、コピー機の購入価格によっても異なります。適切な勘定科目に分類するためには、まずは購入したコピー機の価格を確認する必要があります。購入価格によって「消耗品費」つまり販売管理費か、「工具器具備品」に区分することができます。勘定科目を判断する価格は、10万円が一つのラインになります。コピー機の購入価格が10万円未満の場合には勘定科目は消耗品費となり、コピー購入費用の全額を必要経費へ算入し一括経費とします。

それに対し、購入価格が10万円以上の場合には勘定科目は工具器具備品となり、固定資産に該当します。この場合は購入金額を全額経費として計上することはできません。耐用年数を5年とし減価償却する必要があります。5年で減価償却するということは、経費ではなく資産として5年かけて資産価値を減らして費用計上するということです。

コピー機をリースした場合の勘定科目

コピー機をリースした場合の勘定科目は、コピー機を購入した場合とは違い「リース資産」となります。取得時に資産として計上し、その際の金利はリース資産には含めません。支払い時に支払利息として処理する必要があります。

リースには「ファイナンスリース」と「オペレーティングリース」があり、この2つは取引形態によって分けられています。ファイナンスリースはリース取引期間中の契約解除ができないという特徴を持ち、それ以外のリースをオペレーティングリースに区分します。ファイナンスリースはさらに細く区分され、所有権移転ファイナンスリースと所有件移転外ファイナンスリースで分けることができます。また、所有権移転ファイナンスリースと所有件移転外ファイナンスリースでは勘定科目が異なります。


●ファイナンスリース

お金を借りて資産を購入し、使いながら返済する取引。リース期間中に資産が故障した場合、直す責任が発生します。

  • 所有権移転ファイナンスリース…リース期間満了後、リースしていた資産をもらえる取引。
  • 所有権移転外ファイナンスリース…リース期間満了後、リース会社に資産を返却する取引。

コピー機のリース契約のほとんどは、契約終了後の所有権をリース会社に返却する「所有権移転外ファイナンスリース取引」に該当します。

リース期間が満了した場合には品物を返却することとなる「所有権移転外ファイナンスリース」の場合は、取得時に「リース資産」、支払い時に「リース債務」を計上するのですが、「リース資産定額法」により減価償却するため、リース資産総額をリース期間で月割りにしてその事業年度の月数分を「減価償却費」として費用計上することとなります。


●オペレーティングリース

契約期間に応じたリース料を支払い、契約満了後に資産を返却する取引。リース契約期間中に資産が故障しても直す責任は発生しません。レンタルの契約形態はオペレーティングリースに該当します。

●中小企業の場合、以下の条件に当てはまるリース契約は消耗品費として会計処理できるケースがあります。

  • リース契約期間が1年以内
  • 1件あたりのリース総額が300万円以下

●コピー機・複合機をリース(所有権移転外ファイナンスリース)した場合、勘定科目は「リース料」になります。

コピー機をレンタルした場合の勘定科目

イベントなど短期間だけ複合機を利用したいケースでは、レンタル契約がおすすめです。レンタル契約は、極端な例だと利用期間1日でも契約でき、リース契約と違い強制的な契約期間がないため、途中解約もできます。

コピー機をレンタルした場合の勘定科目は「賃借料」として処理します。レンタルとリースは似ているため混同されがちですが、この2つは契約形態が異なる全く別のものです。会計処理する際には自社の契約がリースなのかレンタルなのかを確認し、正しい処理をする必要があります。

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