意外と知らない?複合機・コピー機の機能

「複合機」とは、複数の機能が合わさったオフィス機器です。印刷、コピーができるのは当たり前ですが、標準機能として他にどのようなことができるのか、知らない方も多いのではないでしょうか。今回はそんな標準機能をご紹介します。

プリント機能

ご存知の通り、紙に文字や写真をプリント(印刷)する機能を指します。一番メジャーな機能で、利用頻度も多いのではないでしょうか。最新機種では、解像度の低い写真やロゴなどの画像が使われた文書を印刷する際、元の解像度よりも高い解像度に変換し、画像を美しく印刷することができます。見積りや提案書などのお客様へ提出する資料や、建築図面や写真などプリントする品質はとても重要です。また、動作中の印刷作業を一時停止させて、割り込んで新しい作業を行える「割り込み印刷」機能などもあります。

コピー機能

紙などで、すでに出ているものを複写する機能のことを指します。複合機のことをよく「コピー機」と呼ぶこともあり、プリント機能と同じくらい利用頻度が高い機能です。ただ単にコピーするのではなく、本などの見開き原稿を2ページに分割してコピーする「1セット2コピー」、すでに印刷した用紙の空いている場所に、新たに読み込んだ原稿画像を移動指定してプリントすることができる「移動コピー」、指定した領域を消去してコピーする「指定範囲消去コピー」など、さまざまな便利機能があります。

スキャン機能

紙など出ているものをPCなどに電子データとして取り込める機能のことを指します。紙に直接書き込んだ紙や押印した紙をPCに取り込みデータとして取り扱うことができるため、会社の書類の電子化を後押しする機能の一つです。コピー機能と同じくADFのオプションを付けると素早く紙をスキャンし業務効率の向上に繋がります。

FAX機能

ファックスの受信送信をする機能のことを指します。メールでのやり取りが普及した現在でもFAXをご利用されている会社は多いのではないでしょうか?ファクス送受信のペーパーレス化で、用紙や工数のムダを削減できる「ペーパーレスファックス」機能が注目されています。

クラウド連携

複合機からスキャンしたデータをクラウドツールやアプリを通して簡単にアップロードして保存する機能です。スキャンされた文書はお使いのPCや携帯電話から検索・観覧できるようになります。また、クラウド上に保存してあるデータを直接プリントアウトすることができます。

書類や資料をデータ化して保存することで、PCを起動しなくてもクラウド経由でデータを効率よく送受信できます。それと同時にペーパーレスを実現できるので、管理がスムーズになります。取引先への外勤が多くても大量の資料を持ち歩くことがなくなるのでとても便利です。また、USBメモリなどに入れて持ち運ばなくても効率的にデータを閲覧・プリントできます。

ユーザー/ICカード認証システム

コピー機の不正使用を防ぐために、登録された使用者のみが使えるようにするシステムです。情報漏洩対策にユーザー/ICカード認証を活用しましょう。「ユーザー/ICカード認証」とは、印刷をICカード利用者のみに制限したり、誰がどのデータを出力したのかを情報収集することができます。印刷物の取り間違えや置き忘れ、データの不正持ち出しなどを防ぎます。

情報漏洩の約6割以上が「紙」によるものと言われています。パソコンだけでなく、複合機・コピー機のセキュリティもしっかり行いましょう。

今回ご紹介した標準機能の他にもオプションによる便利な機能はたくさんあります。複合機・コピー機を導入することによって、業務効率が上がること間違いなしです!是非一度ご検討ください!

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