ビジネスメールを送るときのマナー12回目は「電子メールの知識」です。今回は添付ファイルです。
■添付ファイルとは
電子メールを送信する時に、メール文章と同時に送信する書類、画像、音楽データのこと。
通常、相手にデータを渡す時には、紙に出力して郵送する、フロッピーやＣＤ、DVDなどの媒体に一旦保存してからそれを渡すなどの方法が考えられますが、こうした方法を使わずに、電子メールと一緒に送信することができます。 メールに添えて送るファイルなので、添付ファイルと呼ばれます。
ほとんどのメールソフトにはこの機能がついており、新しいメールの作成画面においてクリップのマークで表示されています。このマークをクリックし、添付したいファイルを選択するだけで、そのファイルをメールと一緒に送信することができます。
※添付ファイルを送信する際の注意事項
メールを送受信するときにかかる通信時間は、メール＋添付ファイルの容量によって変わってきます。当然、容量の大きなファイルを送る場合には、送り手だけでなく、相手も受信に時間がかかることになります。先方のメールサーバーの容量によっては、かなり迷惑をかけることになりますので、添付ファイルのサイズには注意しましょう。
