ビジネスメールを送るときのマナー6回目は「迷惑メールと疑われるような紛らわしい件名は避ける」です。相手に誤解を与えないような件名にしましょう。
件名は簡潔に！
メールの件名は開封・返信に影響を与えます。特に、仕事などで普段からメールのやりとりが多い場合、メールをチェックする時に件名を読んで優先順位を判断している人もいます。一番に目につく件名に、必要のない情報まで長々と書いてしまうと、内容がよくわからなかったり読むのが面倒になったりして、後回しにされてしまう可能性が高くなります。
受信リストを見た時に内容が理解できるよう、15~20文字程度でできる限り簡潔に、しかし内容は具体的に伝わるような件名をつけることを意識しましょう。
件名は基本的に、「いつの話なのか」「何の用件なのか」「どういう概要なのか」の3点を記載し、具体的な内容を示すことが重要になります。
件名のポイント
①初めての人には名前を入れる
初めての方へメールを送る時やお客様へメールを送る時には、「どこの誰が送ったメールなのか」が分かるように、会社名や名前を件名に入れましょう。
どこの誰が送ってきたのか分からないメールは、開いてすらもらえない可能性もあります。件名に会社名や名前を入れるという小さなことですが、ここを徹底することで顔が見えない相手にも信用してもらえる可能性が高いです。
ここで避けて欲しいのは、初めての方だからと言って件名に「はじめまして」と入れてしまうことです。
「はじめまして」というタイトルはスパムメールに多いため、迷惑メールと間違われてしまう可能性があります。そのため、挨拶の言葉は本文に入れるか、【ご挨拶】のようにカッコを用いるようにしましょう。
<例えば>
・担当者変更のお知らせ (株式会社〇〇 山田 一郎)
・【ご挨拶】株式会社〇〇の山田一郎です
②【記号】を活用する
カッコなどの記号があると、目に付きやすく、見た目での判断がしやすくなります。また、メールの内容が分かる情報にカッコを用いることで「どんなメールか」がより伝わりやすくなります。
このメールはどういうものかを【】の中に明記することで、一目で優先度を判断できるようになります。また、会社名や名前を【】に入れることで、迷惑メールなどと区別しやすく、初めての方に送る時にも安心です。
【】には様々な使い道がありますが、強調したい部分だけに使用し、見やすさを重視して使うことをおすすめします。
<例えば>
・【お知らせ】次回の体験会について
・【返信不要】〇月〇〇日の同窓会の詳細
・【重要】〇〇セミナーの申し込み (〇月〇日締切)
仕事をする上で、取引先の相手や顧客とのやりとりでメールを使用することは避けられません。できるだけメールの開封・返信を早くしてもらえれば、お互いに仕事の進行もスムーズになります。メールで件名をつける際のポイントを押さえ、相手のことを配慮した件名を作成できるようにしましょう！
