保守対応のチェックポイント

保守対応のここをチェック

メンテナンスは対応ひとつで大きな差に

コピー機・複合機を導入するということは、ただ購入して終わりという訳ではありません。
精密機器であるため、導入後のメンテナンスや日常のお手入れといった『保守』をトータルで検討する必要があります。もし、そういった部分を疎かにしてしまうと、故障でなくとも、印刷不良やエラー表示などでお仕事を止めてしまう事態に陥りかねません。最悪の場合、故障から破損に繋がり、修理すらできないケースも起こり得ます。

しかし、導入後の保守の検討といっても実際にメンテナンスを行っている姿が見えない以上、販売店の説明する言葉を見極め判断するしかありません。

そこで、保守対応の見極めに役立つチェックポイントをいくつか挙げさせて頂きますので、ぜひご活用下さい。

CHECK１定期的な訪問はあるか

コピー機・複合機の部品は消耗品が多数ある為、使用する中で印刷部分や給紙・排紙部分の不良、原稿読み取り面の不具合等が起こることがあり、定期的にクリーニングや点検を行う必要があります。しかし、故障や不調など問題があった時だけ訪問する業者も多いので必ず確認を行いましょう。
また、定期点検を謳う業者でも、頻度が年１回ではほとんど意味がありません。細かな定期訪問によって大きなトラブルを未然に防ぐことができますので３ヶ月に１回は訪問してくれる業者を選びましょう。

CHECK２依頼に対して対応は迅速か

依頼に対して即時対応が基本です。複合機に不具合があると仕事が止まってしまうので至急の対応が必要になります。その日のうちに解決してくれる迅速さを持っているか確認しましょう。
また、トラブルの中には設定の確認や複合機側の操作など電話のみで解決できることも多くあります。お客様の状況やお話されている内容をしっかりと理解し受け答えできるか、訪問対応のスピードと合わせて電話対応にも注意しましょう。

CHECK３自社メンテかメーカーメンテか

自社メンテナンスの場合、お客様との距離が近いため個別の対応や臨機応変なサービスが可能です。
また、営業社員との連携を蜜に取ることができるので、人が変わる度に同じ説明をするといった手間がなく、少ないやりとりで的確な対応を行うことができます。
反対に、サービスの人数が少ない場合に対応が遅くなったり、技術レベルに差が出てしまうこともあります。
メーカーメンテナンスの場合、高い専門知識を有しているメリットはありますが、多くの会社やエリアが守備範囲なので１件の対応にあまり時間をかけられないという事が多くあります。また、コピー機以外の知識に乏しく、お客様側としては質問しづらい状況となる場合があります。
さらに、人件費の削減などを理由にサービスマンではなく、パート従業員をメンテナンスとして訪問させることがありますが、これは状況確認の為の訪問がほとんどで実際に対応するのは次からというケースもあります。
そのため、本来であれば1回で解決できるトラブルが、時間とコストを費やしてしまう事態さえあります。

CHECK４サービスマンの技術力

保守点検を行うサービスマンは確かな技術を持っていることが前提です。稀にパートの年配女性が来てコピー機の清掃をすることで定期メンテナンスとしているケースや訪問しても電話で問い合わせばかりしていて知識を疑うサービスマンなど、お客様が不安を抱くような保守を行っている業者も少なくありません。
そういった業者に限って、トラブル内容や対応時間に応じて追加料金が発生するといったことがあるため、本当の意味で安心して任せられる技術力を有しているか確認しましょう。
また、近年の急速なネットワーク化に伴い複合機だけでなく、パソコン・サーバー・UTMといったネットワーク製品を併用して利用されているお客様が増えています。そうしたお客様に対してネットワーク関連のアドバイスや保守を行えることも重要なポイントになります。

: すぐに販売店を切り替える方が良いです。これを機会に保守対応だけでなく、コスト面や今後の展望など様々な観点から見直しを図りましょう。
尚、リースで導入中でもお入れ替えは可能ですので期間終了を待つことなくすぐに動いた方が良いですよ。

: 販売店を変更するチャンスかもしれません。
現状、保守面で大きな問題がなかったとしても、ネットワーク製品の導入により社内ネットワークがより複雑化する可能性があります。知識豊富で対応力のある保守を望む日がやってくるかもしれません。
尚、コスト面でのメリットを検討されるならすぐに動いた方がよりお得ですよ。